Los libros de registro obligatorios son esa obligación silenciosa que nadie te recuerda hasta que llega un requerimiento. No se presentan en ningún sitio ni hay que sellarlos cada año, pero Hacienda puede pedírtelos en cualquier momento y tienes que poder entregarlos al día.
Qué libros de registro obligatorios te corresponden
No todos los autónomos llevan los mismos. Depende del régimen de IRPF en el que estés y de si tu actividad es empresarial o profesional:
| Situación | Libros que debes llevar |
|---|---|
| Estimación directa simplificada (actividad empresarial) | Ventas e ingresos · Compras y gastos · Bienes de inversión |
| Actividad profesional | Los tres anteriores + provisiones de fondos y suplidos |
| Estimación objetiva (módulos) | Bienes de inversión si amortizas · Ventas e ingresos si el rendimiento depende del volumen de operaciones |
| Estimación directa normal con actividad mercantil | Contabilidad según el Código de Comercio: diario, inventarios y cuentas anuales |
Si no tienes claro en qué régimen estás, lo resolvemos en la comparativa de estimación directa frente a módulos.
Y además, los libros de IVA
Si estás sujeto a IVA, se suma otro bloque independiente del anterior: libro de facturas expedidas, libro de facturas recibidas, libro de bienes de inversión y, cuando proceda, libro de determinadas operaciones intracomunitarias.
En la práctica, estos libros son los que sustentan cada modelo 303 que presentas: las casillas del trimestre deben cuadrar exactamente con la suma de los apuntes del periodo.
Qué datos tiene que contener cada apunte
Hacienda no impone un formato oficial ni un programa concreto: puedes llevarlos en una hoja de cálculo. Lo que sí exige es que cada anotación recoja la información mínima y que el libro esté ordenado por fechas, sin huecos ni numeraciones saltadas.
| Libro | Datos mínimos de cada apunte |
|---|---|
| Facturas expedidas | Número, fecha de expedición, fecha de operación, NIF y nombre del cliente, base imponible, tipo, cuota y total |
| Facturas recibidas | Número de recepción, fecha, NIF y nombre del proveedor, base, cuota soportada y total |
| Bienes de inversión | Identificación del bien, fecha de alta, valor, amortización anual acumulada y, en su caso, baja |
Un detalle que se olvida a menudo: las facturas recibidas se numeran correlativamente según el orden en que las recibes, no según la numeración que traiga el proveedor.
Cuánto tiempo hay que conservarlos
El plazo de referencia son los cuatro años del periodo de prescripción fiscal, contados desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente. Pero hay dos matices que alargan esa cuenta:
- Bienes de inversión: la documentación debe conservarse mientras dure la amortización y durante el plazo de prescripción posterior. Un equipo que amortizas en ocho años te obliga a guardar su factura mucho más de cuatro.
- Actividades mercantiles: el Código de Comercio impone conservar libros y documentación durante seis años.
Esta es, por cierto, la razón por la que cerrar el negocio no te permite tirar nada: la obligación de conservación sobrevive a la baja, como vemos en la guía sobre darse de baja de autónomo.
Qué pasa si no los llevas o están mal
Las sanciones por incumplimientos contables y registrales arrancan en los 150 € y escalan según la gravedad y la cifra de negocio, pudiendo calcularse como un porcentaje sobre el importe de las operaciones afectadas.
Pero el daño mayor suele ser otro: sin libros no puedes justificar tus gastos. En una comprobación, los gastos que no estén correctamente registrados y respaldados se eliminan, sube tu rendimiento neto y con él la cuota a pagar. Es exactamente el escenario que describimos en los gastos que Hacienda suele revisar.
Ejemplo. Un diseñador recibe una comprobación de dos ejercicios. Tiene las facturas en una carpeta, pero sin libro de registro ni orden cronológico. No puede acreditar que las compras se correspondan con su actividad en las fechas declaradas: le rechazan parte de los gastos y la regularización sube varios miles de euros. Las facturas existían; el problema era el registro.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que legalizarlos en algún registro? Un autónomo en estimación directa simplificada no legaliza sus libros de registro. La legalización en el Registro Mercantil solo afecta a quien está obligado a llevar contabilidad mercantil completa.
¿Vale una hoja de cálculo? Sí, siempre que contenga todos los datos exigidos y permita exportarse o imprimirse de forma ordenada. Un programa de facturación te lo genera automáticamente y reduce el riesgo de errores.
¿Se presentan ante Hacienda? No se presentan de oficio. Se entregan cuando se requieren, y ahí está la trampa: el plazo para aportarlos es corto, así que no da tiempo a reconstruir dos años de apuntes.
Llevar los libros al día es, sobre todo, una póliza de seguro. Media hora al mes anotando facturas evita la situación de tener que justificar a posteriori algo que ocurrió hace tres ejercicios.