Una inspección de Hacienda no es lo mismo que un requerimiento, aunque se confundan constantemente. El requerimiento pregunta por un dato concreto; la inspección abre un procedimiento formal, con alcance definido, plazos largos y la posibilidad de revisar varios ejercicios a la vez.
Cómo distinguirla de un requerimiento
| Requerimiento de gestión | Inspección | |
|---|---|---|
| Quién lo inicia | Oficina de gestión tributaria | Inspección de los Tributos |
| Alcance | Un concepto o una casilla | Ejercicios completos, varios impuestos |
| Puede revisar contabilidad | No | Sí |
| Duración habitual | Semanas | Hasta 18 meses |
Si lo que has recibido es lo primero, respira: se resuelve como explicamos en qué hacer ante un requerimiento de Hacienda. La comunicación de inicio de actuaciones inspectoras es otra cosa y conviene tratarla con asesoramiento desde el primer día.
Por qué te seleccionan
Las inspecciones rara vez son aleatorias. La Agencia Tributaria cruza información de muchas fuentes y los avisos suelen saltar por motivos identificables:
- Descuadres con datos de terceros: lo que declaran tus clientes en sus modelos de retenciones o en el modelo 347 no coincide con lo que tú declaraste.
- Márgenes muy por debajo de tu sector de forma sostenida.
- Gastos desproporcionados respecto a los ingresos, o gastos difíciles de encajar en la actividad.
- Devoluciones de IVA recurrentes sin un patrón de actividad que las explique.
- Incoherencias patrimoniales: adquisiciones o movimientos que no cuadran con la renta declarada.
Qué miran en una inspección de Hacienda
| Área | Qué comprueban |
|---|---|
| Ingresos | Cotejo de facturas emitidas con movimientos bancarios y datos de clientes |
| Gastos | Que estén vinculados a la actividad, justificados y registrados |
| Vehículos y vivienda | Afectación real: el punto más conflictivo de todos |
| IVA soportado | Deducciones sin derecho o en operaciones no afectas |
| Amortizaciones | Coeficientes aplicados y libro de bienes de inversión |
Hay un principio que sorprende a mucha gente: tener la factura no basta. Hay que poder acreditar que el gasto se produjo realmente, que está vinculado a la actividad y que se pagó. Factura, justificante de pago y prueba de la relación con el negocio van siempre juntos. Los casos más conflictivos están en los gastos que Hacienda suele revisar.
Cómo se desarrolla el procedimiento
- Comunicación de inicio, que indica el alcance: qué impuestos y qué ejercicios, y si es parcial o general.
- Comparecencias y aportación de documentación, que se van recogiendo en diligencias.
- Trámite de audiencia, donde puedes alegar antes de que se formalice el resultado.
- Acta, de conformidad si aceptas la propuesta o de disconformidad si no.
- Liquidación y, en su caso, expediente sancionador independiente.
El plazo general del procedimiento es de 18 meses, ampliable en determinados supuestos. Firmar en conformidad reduce la sanción en un 30%, y pagar sin recurrir añade una reducción adicional del 40%. Son porcentajes importantes que conviene valorar con números delante, no por intuición.
Cómo prepararte antes de que llegue
- Concilia tus ingresos con el banco cada trimestre. Si lo declarado y lo cobrado no cuadran, lo mejor es detectarlo tú primero.
- Guarda la prueba de la realidad del gasto: contratos, correos, presupuestos, albaranes. Es lo que convierte una factura en un gasto defendible.
- Mantén los libros de registro al día. Reconstruirlos a posteriori es la peor situación posible.
- Sé coherente con la afectación. Si deduces el 100% de algo de uso mixto, ten claro cómo lo vas a justificar.
Ejemplo. Un fotógrafo recibe una inspección parcial de dos ejercicios de IRPF e IVA. Tiene todas las facturas, pero deduce íntegramente un vehículo que también usa en su vida personal y buena parte de los suministros de su casa sin aplicar el criterio de proporción. La regularización se concentra en esos dos conceptos; el resto de la actividad se acepta sin ajustes. Dos decisiones mal planteadas marcaron todo el resultado.
Tus derechos durante el procedimiento
Puedes comparecer acompañado de un asesor, obtener copia del expediente, solicitar ampliación de plazos y presentar alegaciones en el trámite de audiencia. También puedes señalar hasta 60 días naturales al año en los que la Inspección no realizará actuaciones. Y, por supuesto, puedes recurrir la liquidación y la sanción por separado.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos años atrás pueden revisar? Con carácter general, los cuatro no prescritos. El plazo se cuenta desde el fin del periodo voluntario de presentación de cada declaración.
¿Puedo regularizar por mi cuenta si veo un error antes de que me inspeccionen? Sí, y suele ser mucho mejor: una declaración complementaria presentada voluntariamente lleva recargo pero evita la sanción. El detalle está en recargos y sanciones.
¿Tengo que entregar mis extractos bancarios? La Inspección puede acceder a información de tus cuentas vinculadas a la actividad siguiendo el procedimiento previsto. Negarse sin fundamento no evita la comprobación y puede constituir resistencia.
La preparación real para una inspección no empieza cuando llega la carta: empieza en cómo registras y justificas cada gasto durante el año. Esa es, en la práctica, la única defensa que funciona.